"Виртуальные офисы" теперь существуют не только в Интернете. Бизнесмены в России имеют возможность показывать клиентам и партнерам лицо компании, не тратя больших средств на аренду или покупку площадей в бизнес-центрах. Абсолютно законная видимость якобы существующего офиса создается всего за $250-1000 в месяц. Правда, разоблачение пустышки может довольно сильно ударить по репутации, особенно если она работает непосредственно с частными клиентами. Поэтому воспользоваться услугами обученного секретаря, создающего эффект присутствия на рабочем месте целого штата сотрудников, рискуют немногие. Но участники рынка полагают, что система "виртуальных офисов" в России будет набирать обороты. Их вдохновляет опыт Запада, где оказание подобных услуг стало целой индустрией.
Звоня по телефону, указанному в рекламном объявлении или на визитке бизнесмена, человек обычно уверен, что попадет в офис. Он представляет себе многочисленных клерков за компьютерами и солидные кабинеты топ-менеджеров. Однако городской номер телефона и адрес в каком-нибудь престижном московском бизнес-центре могут оказаться просто видимостью. Звонок примет квалифицированный секретарь, владеющий иностранными языками, а также обученный принимать и отправлять факсы, письма и электронную почту. Делает он все это по хорошо отработанной схеме, соединяя, например, одного клиента с мобильным номером руководителя компании, а у другого просто принимая сообщение. Все дело в том, что этот секретарь является единственным сотрудником, обороняющим рубежи фирмы в данном бизнес-центре. И такая система работы называется вовсе не мошенничеством, а "виртуальным офисом".
"Когда звонит телефон, на экране компьютера секретаря высвечивается название компании и информация о ней. В зависимости от полученных инструкций секретарь или переадресовывает звонок на мобильный или любой другой телефон клиента, или записывает сообщение", - рассказывает Наталья Кутергина, представитель "Регус бизнес-центра", предоставляющего подобные услуги. Столь незаменимый сотрудник обходится совсем не дорого - всего в $250-300 в месяц. Дешевизна объясняется тем, что такой секретарь работает одновременно на несколько компаний, получая зарплату в каждой из них. При необходимости видимость офиса может стать более объемной. В бизнес-центре в любой момент можно снять на короткое время комнату для переговоров или рабочий кабинет для руководителя. Еще немного денег и фантазии - и нужная комната встретит посетителя табличкой с названием компании или именем ее представителя. За умеренную плату персонал бизнес-центра постарается создать впечатление реально действующего офиса.
Естественно, за краткосрочный перевод представительства компании из виртуальности в реальную действительность придется доплатить. Аренда, например, помещения для переговоров обойдется в среднем в $40-50 в час. Но эти суммы все равно не сравнятся со ставками аренды реального офиса. По словам Николая Смирнова, начальника отдела офисных помещений компании Vesco Realty, рыночная стоимость аренды нежилых помещений в центре столицы достигает $450-500 за 1 кв. м в год. Небольшой компании довольно невыгодно постоянно снимать реальный офис, особенно если ее основная штаб-квартира находится за пределами Москвы, а в столице располагается только имиджевое представительство.
Заменять штат сотрудников одним секретарем и арендовать комнаты для переговоров на час придумали, конечно, не москвичи. Мода на "виртуальные офисы" пришла к нам с Запада. Подобная услуга всегда была распространена среди иностранных компаний, желающих присмотреться к России. Прежде чем приступить к активной деятельности, они обычно предпочитают присмотреться и прощупать рынок. На это может уйти от двух-трех месяцев до нескольких лет. В этот период многие не рискуют открывать постоянное представительство. Одни компании работают через аффилированные или просто партнерские российские фирмы, другие предпочитают использовать для связи с клиентами "виртуальные офисы". Таких иностранцев немало, поэтому московские бизнес-центры и риэлторские компании, оказывающие эти услуги, ориентируются в основном на западных бизнесменов и стремятся соблюдать европейские стандарты.
Правда, у российских "виртуальных офисов" есть и свои особенности. Главное их отличие от европейских аналогов - предоставление стандартного набора услуг. По словам Ивана Белянкина, представителя компании Penny Lane Realty, "виртуальный офис" на Западе - это профессионально развитая и популярная услуга, поэтому там широко практикуется индивидуальный подход к клиенту. Компания, желающая создать "виртуальный офис", может выбрать оптимальную схему работы, учитывающую ее специфику. В России клиенту приходится подгонять под себя одну-две системы организации работы, из-за чего иногда случаются накладки и виртуальность офиса, которую обычно не хотят афишировать, может быть раскрыта. В Европе используют специальные компьютерные программы, позволяющие оптимизировать технические процессы и повысить качество предоставляемых услуг. В России такие программы пока не используют. Но, по словам Ирины Семировой, представителя бизнес-центра "Миллениум Хаус", переговоры об их приобретении уже ведутся.
Внедрение новых компьютерных программ в работу российских "виртуальных офисов" наверняка будет способствовать значительному улучшению качества обслуживания. Но для этого необходимо, чтобы сама услуга в обозримом будущем получила более широкое развитие.
Специалисты уверены, что это произойдет. Пока, по мнению Белянкина, спрос на эту услугу предъявляют в основном иностранцы, а доля российских компаний, прибегающих к помощи "виртуальных офисов", невелика. Но, по данным Семировой, она постоянно увеличивается и отечественные бизнесмены все чаще стараются сэкономить деньги на аренде таким способом. Наибольшей популярностью эта услуга пользуется у небольших компаний, особенно региональных, а также у тех фирм, которые меняют свое месторасположение, но не хотят терять клиентов, привыкших к старому адресу, или у компаний, расположенных на окраине столицы, но уверенных, что принимать солидных клиентов необходимо в центре. "Виртуальный офис" чаще всего используют как временную меру, позволяющую бизнесу крепко стать на ноги в суровых московских условиях. "Мы пользовались такой услугой до открытия реального офиса. Это дало нам возможность значительно сэкономить на начальном этапе развития компании, а также определить, сколько человек нужно нанять для работы в реальном офисе", - объясняет Максим Уваров, генеральный директор фармацевтической компании "Нутрифарм".
Правда, иногда в стройной схеме работы "виртуальных офисов" бывают и проколы. Чаще всего это случается, когда в фирму могут забрести случайные частные клиенты, что называется "с улицы". Неприятные последствия этого ощутила на себе одна самарская туроператорская компания, пожелавшая открыть в Москве представительство, но решившая сэкономить на аренде настоящего помещения. "Мы понадеялись, что агентам для бронирования туров вполне достаточно подтверждения по факсу, а переговоры с крупными партнерами никогда не бывают спонтанными, о них договариваются заранее и всегда есть возможность подготовить место встречи", - рассказывает генеральный директор компании. Но россияне плохо понимают разницу между агентом и оператором, часто выбирают первое попавшееся рекламное объявление, а обсуждать подробности поездки предпочитают лично, в офисе компании. "Пару раз клиенты "с улицы" пытались прийти по адресу "виртуального офиса". Поговорить с менеджерами им не дали, и по рынку поползли слухи, что наша компания замешана в мошенничестве", - сетует руководитель турфирмы. После таких инцидентов самарский оператор предпочел свернуть "виртуальный офис" и предлагать свой продукт через дружественные столичные компании.
Правоохранительные органы, похоже, не видят в работе псевдопредставительств ничего предосудительного. Возможно, потому, что с жалобами на "виртуальные офисы" они не сталкивались. В пресс-службе ГУВД Москвы смогли только сообщить, что заявлений на такие компании к ним не поступало и уголовных дел по факту исчезновения офисов или прочих махинаций заведено не было. "В самой схеме работы через секретаря, передающего сообщения руководителям компании, находящимся в другом месте, нет ничего противозаконного, - считает адвокат Михаил Гольдман, специализирующийся на защите прав потребителей. - Криминал может возникнуть только в том случае, если компания [на самом деле] вообще не работает, а секретарь на телефоне служит только для того, чтобы выкачивать деньги из клиентов за несуществующие услуги. С точки зрения законодательства фирма вполне может иметь один юридический адрес, а принимать посетителей совсем в другом месте. Если других грехов за ней не замечено, то и претензии предъявлять не к чему. Кстати, профессиональные мошенники такой услугой вряд ли воспользуются: их бизнес в первую очередь строится на доверчивости потребителей, поэтому такие фирмы-однодневки, наоборот, предпочитают арендовать офис посолиднее и посадить туда клерков побольше, чтобы создать у клиента видимость стабильно и надежно работающей компании".
Специалисты по PR-технологиям полагают, что создание "виртуального офиса" может служить хорошим имиджевым ходом, если, как говорится, не попадаться и не демонстрировать одиночество секретаря перед партнерами. По словам Ирины Живецкой, руководителя PR-компании "Респект", для небольшой региональной компании очень хорошо показать, что она имеет свое представительство в столице. Это добавляет фирме престижа, и не столь уж важно, какими средствами это достигается. Адрес в солидном бизнес-центре и возможность провести там переговоры также говорят в пользу солидности компании и ее прочного финансового положения. "Но вряд ли многие российские бизнесмены решаются в открытую объявлять свой офис виртуальным. Если это скрывается, а правда выходит наружу, на компанию могут посмотреть косо. Ее могут заподозрить как минимум в недостатке средств на полноценную аренду, а это уже серьезный удар по репутации", - добавляет Живецкая.
На Западе подобных проблем у клиентов "виртуальных офисов" не возникает. В Лондоне, например, существуют целые бизнес-центры, предоставляющие исключительно услуги "виртуальных офисов". Помещения, реально и надолго снятые компаниями для своих нужд, в таких центрах не располагаются, и это считается вполне нормальным. В России этот бизнес развит намного слабее. Компаний, предоставляющих услуги "виртуальных офисов", немного даже в Москве. Это ряд риэлторских агентств, отдельные крупные офисные комплексы, такие как "Миллениум Хаус" или "Регус бизнес-центр". С некоторой натяжкой к данному бизнесу можно отнести также телефонные компании, специализирующиеся на предоставлении услуг call centre, и интернет-провайдеров, создающих компаниям представительства в Сети. В российских регионах услуги "виртуальных офисов" пока не предоставляются вообще.

Ведомости.